= 05;دیریت زمان شخصی برای مدیران گرفتار (مدیریت زمان)=

تنظیم زمان شخصی مدیریت رخدادهای زیادی دارد .بسیاری از مردم (مدیران ) تعدادی از آنها را می پذیرند ولی تعداد پذیرفته شده ،شامل تمامی رخدادها نمی شود. مفهوم ساده ای از همراهی انظب&#= 1575;ط روزانه و ایده ارتباطی از برنامه ی فعا&= #1604;یت وجود دارد ولی از طرفی ،اینها یک ابزار برای نظم و انظباط سیستماتیک برای تآثیر گ&= #1586;اری شما روی حوادث است ، مهارتهای مربوط به مدی&= #1585;یت مانند برنامه ریزی پرو‍‍ژه ها همچنان موثر و کارآمد هستند.

&= nbsp; 3D"مدیر&=

فرزند زما= 06; خویشتن باش حضرت علی (ع) ب = 7; یاد گذشته خویش باشیم حال را به خوبی بگذرانیم و در باره ی آین= ده از مال اندیشی خودداری نکنیم. سنکا روزگار نسبت به کسی که بداند وقت خود را چگونه مصرف کند فوق العاده مهربان است. لرد آویبوری زمان به سرعت می گذرد.
این مقاله به توضیح اصول زمان شخصی مدیریت که چگ&= #1608;نه یک مدیر می تواند، کنترل منابع اصلی و پایه ای را بدست بگیرد می پردازد. لغات = EFF سه کلمه EFFعبارتند از :
▪ موثر؛ کارامد داشتن تعریف یا تاثیرمطلوب ▪ لایق؛ یا کیفیت تولید با حداقل تلفات (هدررف&= #1578;گی) و حداقل تلاش.=
▪ سعی و تلاش تنظیم زمان شخصی مدیریت؛درب= 575;ره به کار بردن لغات EFF است.با این وجود که عملی ساختن آنها بدون سعی و تلاش امکان پذیر نیست. زمان شخصی مدیریت چیست؟ زمان شخصی مدیریت درباره کنترل استفا&#= 1583;ه از منابع با ارزش است . دو سوال را بررسی می کنیم:
۱) اگر شما پولهای شرکت را با محافظه کاری زمانی صرف کنید، چه اتفاقی خواهد افتاد؟
۲) آخرین باری که تخصیص و تقسیم بندی زمان را در برنامه خود بررسی وتجدید نظرکردید؛چ= 607; موقعی بود؟ نبودن زمان تخصیص مدیریت، توص&#= 1740;فی است؛ برای آخرین دقیقه ای که شما با عجله جهت رسیدن به موعد مقرر یا جلسه ای که دو باره آن را رزرو کرده اید صرف می کنید.
تفکیک محیط منجر به افزایش استرس و کاهش موفقیت در عملکرد می شود،درنتیج= 607; باید متوقف شود.مدیریت ضعیف و نامرغوب اغلب نشانه نقص یا معضلی = از اعتماد به نفس است. تکنیک هایی را که استفاد&= #1607; می کنید برای کار در پرو‍ژ&= #1607; های کوچک وظرفیت کاری خود به سادگی قابل استفاد&#= 1607; در پرو‍ژه های بزرگ هستند.
اما تاثیری که با اهمیت بود در پرو‍ژ&= #1607; های کوچک،قابل تعمیم به پروژه های بزرگ نمی باشد.شما نمی توانید موتور سیکلت را مانند دوچ&= #1585;خه برانید،یا یک فروشگاه زنجیره ای را مانند بازار مدیریت کنید. تقاضا ها ،مشکلات و کم توجهی نسبت به افزایش تاثیر، مسئولیت رشد را برای شما گسترش می دهند .
شما باید تکنیکهای مناسب یا بهتر و مفید را بوسیله کسانی که این کاررا انجام می دهند بیاموزید. تمرین ناقص و ناکافی ،ممکن است دلیلی برای تنظیم زمان مدیریت باشد که به ندرت تحت تاثیر سنجش، ارزیابی وعملکرد مجدد قرار می گیرد.پیش بینی شما، چه مقدار نقطه ضعف (شکست )داش= ;ت ،چگونه و به چه جنبه هایی از کاری که شما انجام داده اید بستگی داشت؟ <= br> تنظیم زمان شخصی مدیریت رخدادهای زیادی دارد .بسیاری از مردم (مدیران ) تعدادی از آنها را می پذیرند ولی تعداد پذیرفته شده ،شامل تمامی &= #1585;خدادها نمی شود. مفهوم ساده ای از همراهی انظباط روزا&#= 1606;ه و ایده ارتباطی از برنامه ی فعالیت وجود دارد ولی از طرفی ،اینها یک ابزار برای نظم و ان= ظباط سیستماتیک برای تآثیر گزاری شما روی حوادث است ، مهارتهای مربوط به مدیریت مانند برنام&#= 1607; ریزی پرو‍‍ژ&#= 1607; ها همچنان موثر و کارآمد هستند.
تنظیم زمان شخصی مدیریت مجموعه ای از ابزار هستند که به شما اجازه میدهند:
▪ تفریط را حذف کنید.
▪ برای جلسات حاضر شوید .
▪ حجم بالای کا ر را نپذیرید .
▪ بر پیشرفت پروژه ها نظارت کنید .
▪ تشخیص زمان را برای کارهای مهم انجام دهید.
▪ از پروژه های طولانی مدت اطمینان حاصل کنید و آنها را نادی&= #1583;ه نگیرید .
▪ یک روز موثر را طراحی و برنا مه ریزی کنید.
▪ یک هفته کار امد را برنامه ریزی کنید .
▪ و کارهارا به سادگی وبا کمی نظم و انظباط شخصی انجام دهید.
از انجایی که زمان شخصی مدیریت یک فرایند مدیر&#= 1740;تی، مانند سایر فرایند هاست باید بر نامه ریزی ، طراحی و پیش بینی شود و به طور منظم مورد رسیدگی وبرر&#= 1587;ی قرار گیرد.
▪ در پیروی از این بخش ما باید روشهای اصلی و وظیفه هایتان را از زمان شخصی مدیریت ، امتحان کنیم. از آنجایی که درک درست و صحیح بستگی به تجربه بالا دارد؛ شما تعیین خوا هیدکرد که چه مقدار زمان برای یک قسمت با توجه به جنبه های کاری خودتان نیاز دارید.
حالا اگر وقتی برای این کار ندارید از خودتان بپرس&#= 1740;د؛ چرا ؟ تمرین رایج ((متداول= )) چیزی که این نویسنده ازآن حمایت می کند این است که برخی ی= قین های آن این است که به شما،کنترل بیشتری برای استفاده و بهره مندی از منابع اصلی می دهد(زمان).
قبل از اینکه از آینده شروع کنیم، زمان حال ارز&= #1588; بررسی دارد. این کار شامل کارهای ساده برای ارائه توجه، به چگونگی صرف زمان شما برای دوره های طولانی مناسب از زمان است. یک مثال ساده ای&= #1606; است که یک جدول تهیه کنید واز آن ۶تا کپی بگیر&= #1740;د وبا خودتان هر جا که می روید، به همراه داشته &= #1576;اشید وهر تغییری در برنامه تان را در آن ثبت کنید.
بعد از یک هفته زمانی، جدول را مرور و بررسی کنید و اگر مناسب بود ادامه دهید. جلوگیری از ه&= #1583;ر رفتن در اینجا ما به ایجاد طبقه جدیدی از کار&= #1607;ا برای افزایش اثر بخشی توج&= #1607; نداریم، اما به سادگی این روش کارساز است. شرکت IEE با ای&= #1606; روش به مهندسان خود ، حدود۲۷۰۰۰ پوند در سال می پردازد (حدود۵۰/۱۲ پوند در هر ساعت). به عبارت آنها هر یک پوند در هر دقیقه.
برای هر ۵ دقیقه کار چه مقداری به شما پرداخت م&= #1740; شود؟ اولین قدم برای ارزشیابی ان&#= 1578;قادی چگونگی صرف زمان شما و سوال کردن درباره تعدادی از عادتهای شما در برنامه زمانی شما است زمانی که ممکن بود بهترین استفاده را د&= #1575;شته باشد. منا بع هدر رفتنی متفاوت هستند، متدا&#= 1608;ل ترین آنها جامعه است، مکالمات تلفنی،مکال= 605;ات حول ماشین قهوه(حرفهای چرت و پرت که زمان را از بین می برند) البته احمقانه خواهد بود که همه کارهای مرتبط با این فعالیتها حذف شود زیراهمه نیاز به تفریح داریم. برنامه زمان&#= 1740; شما نشان خواهد داد که آیا این یک وسیله است، وشما ممکن است تمایل داشته باشید که کارهایی را در این مورد قبل از اینکه رییس ش&= #1605;ا کاری انجام بدهدرا انجام بدهید. =
در برنامه زمانی شما، هر فعالیت چقدر ارزش زم&= #1575;نی دارد و مقایسه کنید که چه مقدار زمان واقعی صرف آن می کنید ؟ بعد از ظهر را صرف پاک سازی و جد= ا سازی نامه های داخلی می کنید ، یک ساعت را جهت گفتگو با همکارتان هدر می دهید ، یک دقیقه را صرف مرتب کردن نامه ها می کنید .این نوع از فعالیت به طور طبیعی کنترل و اداره کردن زمان شما را پایین خواهد آورد ، چون که شما هیچ زمان&= #1740; را برای کارهای جزئی و کم اهمیت تخصیص نداده بودید.
مخصوصا" اگر شما کاری را برای انجام دادن داشته باشید ، قبلا" تصمیم بگیرید که چقدر از وقت شما را خواهد گرفت و برای موعد مقرر کار کنید –سپس به سوی کار بعدی حرک&= #1578; کنید.
یکی از منابع رایج اتلاف وقت به تاخیر انداختن کار است که نامطلوب است ، به جهت پیدا کردن تحریف و نادرستی که کمتر مهم جلوه می نماید. برنام&= #1607; زمانی خود را برای مطمئن شدن از اینکه شما هیچ کاری را به تاخیر ن= ینداخته اید چک کنید چون تاخیر ها کساد آور و مس= ئله ساز هستند.زمان اغلب بین تعویض فعالیتها از بین میرود.به همین سبب این برای گروههای کاری مشابه هم که به صورت اجتناب پذیر با تاخیر کاررا شروع می کنند مفید خواهد بود.
برنامه زمانی شما ، نشان خواهد داد که شما کجا می توانید ذخیره ها را به کار ببرید. شما ممکن است بعد از وارد شدن به یک کار روزانه ، با عوامل ثابت ولی به طور منظم در حال تغییر سروکار داشت&#= 1607; باشید . انجام دادن کارهای دیگران تاثی&#= 1585; و برخورد مهم کار شما می تواند تمایل&#= 1740; برای کمک به دیگران توسط کار دیگران باشد .حالا در این فضای آزاد و هماهنگ محیط کار ، مطلوبی&= #1578;ی که شما باید مشتاق باشید برای کمک به بیرون راندن آن ،آشکار و بدیهی به نظر می رسد ، اما برنامه زمانی کار خودرا چک کنید و تصمیم بگیرید که چه مقدار زمان صرف کارهای دیگران می کنید .
برای نمونه اگر شما یک روز صبح را صرف چک کردن گ= رامر و دستور املائی در ارتباط با مواد آموزشی هر پروژه کنید ، شما آن وقت را هدر داده اید. عمو= ما" شما باید نمونه خوانی انجام بدهید که آنها این کار را بهتر از شما انجام می دهند،شما باید تکنیکهای سطحی را حذف کنید .مسئله بعدی ،مدیر شما است .بررس= ی کنید که چه دوره هائی در برنامه شما مفید بوده ؟
کارهائی که مدیر شما هم تکرار کرده یا آنها را چشم پوشی کرده یا دوباره آن کارها را انجام داده است ؟ اگر یک کار به صورت ناقص و بد تعریف شده باشد در باره روشنی و وضوح آن کاوش کنید.اگر مدیر بودن سخت است ،سعی کنید ویژگی های کوچکی از آن را برای هر کار قبل از شروع آن و موافق بودن در مورد آن بنویسید.در حالی که شما نمی توانید با ظرافت و کاردانی قرارداد را برای مدیرتان اجرا کنید آیا او می تواند تغییر ذهنی داشته باشد .
آن در آخر سر موجب خواهد شد که او موضوع را قبل = از آنکه شما زمان خودتان را مفید هدر دهید به زودی بررسی کند. انتصابات خارجی گام بعدی برای تنظیم زمان شخصی مدیریت، شروع کردن کنترل زمان شماست . اولین مسئله انتصاب و جایگزینی اس&#= 1578;.
شروع با یک انتصاب ساده ی برنامه روز&= #1575;نه است .شما باید لیست کاملی از انتصاب ها&= #1740; معلوم را برای آینده داشته باشید ، تعدادی از واحد های منظم کاری خود را -آنها را که هم اکنو= ن،انتصابات شما را شکل می دهند ممکن است شما زمان ناهار داشته باشید که می توانست زمان بهتر و مفیدی در یک کنفرانس باشد گام بعد&= #1740; افزودن لیست یادداشت روزانه ی کارهاست، فع&#= 1575;لیت های شخصی جهت استفاده از زمان موجود و = دردسترس به شما کمک خواهد کرد .
بررسی کنید! چه فعالیت مهمی به یادداشت روزانه شما اضافه شده است ؟ نه (اگر پاسخ منفی باشد) خواندن را برای لحظه ای متو قف کنید و واقعا"بررس= 40; و رسیدگی کنید . تنها نوع مهمی از فعالیت که در = زمان شما صرفه جویی خواهد کرد اختصاص دادن زمانی برای صرفه جویی وقت است که زمان های کوتاه چندین روز را ذخیره و صرفه جویی خوا هد کرد . و = 05;همتر از همه فعالیتها، این است که همیشه وقتی ب&= #1585;ای تنظیم زمان مدیریت اختصاص دهید .=
حتی اگر شده ۵ دقیقه ودر هر روز برای باقی ماندن هر قرار در یاداشت روزانه بررسی کنید که چه کارهایی از فعالیت شما اعتماد واطمینان را از شما می گیرد (و به عبا رتی از انجام دادن آنها مط&= #1605;ئن نیستید) تا هیچ زمانی را از دست ندهید . طرحی را در دست تهیه داشته باشید تا از کار زیاد اجتناب کنید.
بدین صورت اگر شما جلسه ای داشته با شید ، زمانی را برای خواندن آن گزارشها اختصاص بدهید تا از به تعویق افتادن جلسه اجتناب کنید و شانس تصمیم گیری درست را در همان بار اول افزایش د&= #1607;ید . بررسی کنید که چه کارهایی از قبل نیاز به ا= نجام شدن دارد و چه کارهایی باید در ادامه وبعد از آن انجام شوند حتی اگر قبل از رخ دادن ، نامشخ&= #1589; باشد شما باید باز هم زمانی را برای تجدید نظر وبررسی دوباره محصول و طرح نتیجه عمل اخ&= #1578;صاص دهید .
در برنامه زمانی شما زمان ضروری برای انجام د&= #1575;دن کارها وجود ندارد (زمان ضروری در برنامه منظور نمی شود ) برنامه پ= ;روژه ها ایده اصلی این است که موعد شخصی مدیریت شما بایدبه طور دقیق کسب شود ، مثل تکنیک ه= ایی که در پروژه های بلند مدت می خواهید استفاده کنید.
▪ چک کردن و بررسی ویژه ها – آیا شما مطمئنا" با آن چیزی که تحویل داده خ&= #1608;اهد شد موافق هستید.
▪ شکستن وتفکیک کارها به بخش ها وقسمت های کوچک، به طوریکه نیازهای زمانی هر یک را بتوانید ب&= #1585;آورده کنید و بر پیشرفت آن نظارت کنید .
▪ برنامه تجدید نظر وبررسی پیشرفت شما ، بطوریکه شما به راحتی به مشکلات بتوانید جواب بدهید (از عهده مشکلات برآیید) مانند اغلب ایده های مدیریت،این یک مفهوم رایج و متداول است. اگر یک پروژه ساده برنامه ریزی وتنظیم زمان مدیریت نشان دهد که ک= ار نمی تواند انجام بگیرد،پس آن انجام نخواه&#= 1583; شد اما با شناخت ، شروع کردن، شانس شما را افزای&= #1588; خواهد داد که چیزهایی را بتوانید در مورد آن انجام دهید در یک قرار غیر ممکن انف&= #1593;الات و تاثیرات، به تنهایی شما را موفق نمی کنند اما به وسیله دیگران می توانید. منظور تولید برنامه ای برای آزادی و رهایی بیشتر در آینده است. شما میتوانید از این نوع از مسائل به وسی&= #1604;ه تمرین کردن برای تنظیم زمان و مدیری&= #1578; اجتناب کنید شما همیشه درک روشنی از چگونگی صرف زمانتان و زمانی که ان را اختصاص نداده اید خواهید داشت. =
اگر یک کار جدید به شما واگذار شود شما می توانی&= #1583; تخمین بزنید که آیا این عملی و شدنی است؟پروژه طراحی شده به شما می گوید که چه مقدار زمان نیاز دارید و تنظی&= #1605; زمان مدیریت به شما می گوید که چه مقدار زمان در اختیار دارید.
چهار راه برای سرو کار داشتن با موعدهای غیر ممکن و امکان ناپذیر وجود دارد :
▪ گرفتن یک مهلت طولانی (مدت دار )
▪ درخواست منابع بیشتر <= br> ▪ گرفتن درخواست مجدد قابل تحویل برای چیزها و کارهای عملی <= br> ▪ بیان کردن موقعیت به روشنی به طوریکه رئیس شما قضاوت منصفانه ای داشته باشد . اگر این دیدگ&= #1575;ه ساده، غیر واقع بینانه به نظر برسد، جانشین دیگری را بررسی کنید . اگر شما یک فرمی را داری&= #1583; که غیر قابل حصول می باشد وشما آن را می پذیرید ،پس حاصل اطمینان شما از شکست است .البته پنجمین گزینه وجود دارد ، حرکت شرکت به وسیله برنامه واقع بینانه .
تاکتیک دفاعی دیگری که وجود دارد، پس ندادن اطلاع&#= 1575;ت پایه ای و اساسی از زمان پاسخگویی شما و زمان واقعی است. این کار به سرعت به صورت منبع باارزش اطلاعات ،صحت و درستی برنامه شما را گسترش خواهد داد. هیچ دلیلی وجود ندارد چرا که شما باید به تنهایی به موعدهای نا فرجام خارجی پاسخگو باشید .
گرفتن یک سطح بالاتر ، همان بررسی کما بیشی است که احتمال دارد برای تولید هر سطحی از توسعه آن به کار بسته شود به طوریکه زمان کار مجدد را هشدار و کاهش می دهد . بدین صورت به وسیله اختصاص دادن زمان برای بررسی با کیفییت،شما زمان را برای کارهای مجدد ذخیره خواهید کرد و این تمام قسمتهای یک پروژه برنامه ریزی شده حمایت شده و کنترل شده به وسیله زمان مدیریت شمااست. سرانجام برای هر فعالیتی باید برآورد کنید مقدار زمانی که ارزش دارد صرف شود ، همان زمان را اختصاص دهید این ارزشیابی انتقاد آمیز ممکن است پیش&= #1606;هاد نگرشهای متفاوتی را به وجود آورد یا متدهایی را ارائه دهندکه زمان برای کارهای مهم مطابقت داشته باشد .
نظارت کردن برای کارکنان همچنین تنظیم برای م&= #1583;یریت روی مردم دیگر تاثیر میگذارد ،مخصوصا"بر روی کارکنان شما. طراحی پروژه ها تنها به معنی اختصاص دادن زمان شما نیست ولی کارهای شما را توزیع می کند ، وباید در همان برنامه ریزی، نظارت و بررسی روشی که برنامه شما وجود دارد انجام شود. هدف های ط= ;ولانی مدت هدفهای طولانی مدت زیادی که مدیران خوب باید کسب کنند وجود دارند ، مخصوصا" با تلقی کردن توسعه وگسترش و حمایت از گروههای کار .=
هدف های طولانی مدت مشکلات مهمی دارند ولی چن&= #1575;ن ضروری و فوق العاده نیستند آنها مهلت معینی ندارند ، آنها دور دست وبعید هستند برای این منظور ،. به طور واضح باید تعادل برقرار شود . بهترین تنظیم زمان مدیریت این است که بین تصمیم های عینی و هدف های نامشخص شخصی خودتان دربرنامه روزانه بتوانید تعا&#= 1583;ل و توازن را برقرار کنید. =
صرفا" یک مدیر احتمال دارد یک ساعت در هفته را بر= ای رسیدن به موضوعات پرسنل تعیین کند. البته اگر کارخانه دچار آتش سوزی شود یا جنگ جهانی سوم اعلام وشروع شود ، مدیر احتمال دارد یک هفته ی مخصوص اختصاص دهد . ولی با پایان یافتن این دوره ها،این زمان ها باید جبران شوند وهمیشه برای رسیدن به هدف به کار گرفته شوند .
مشابه این زمان باید برای توسعه و آموزش کارکن&#= 1575;ن اختصاص داده شود. زمان واقعی صرف مدیریت میشود . کم وبیش بودن هدف طولانی مدت مسئله جزئی است . اما بدون برنامه سنجیده و حساب شده ، به دست نخواهد آمد . به محض اینکه بخواهید تنظیم زمان م&= #1583;یریت را به انجام برسانید ، آن استفاده با ا&= #1585;زشی از کنترل گسترده برای خودتان خواه&#= 1583; بود .
در روزهای تعطیلی وساکت و خلوت شما باید برای هدفهای بلند مدت خودتان طرحی بکشید و مسیری برای رسیدن به آن هدفها برنامه ریزی کنید . شما ممک= ;ن است هیچ هدف بلندمدتی نداشته باشید ، در ای= ن صورت زمان را برای کارهای فرعی و ضروری اختصاص بدهید و بر پیشرفت آنها نظارت کنید. اگر شما برنامه ای برای رفتن به جایی نداشته باشید ،بعید است که شما به آنجا بروید .

&nbs= p;

اسماع®= 0;ل عمران زاده-محمدرض&#= 1575; نوروزی
منبع:
Personal Time Management for busy managers. By Ger=

پایگا = 7; اطلاعات صنعتی ایران